O Institute for Corporate Productivity (I4CP) é a maior estrutura mundial com foco na construção e manutenção de organizações altamente produtivas e empresas de alto desempenho. O I4CP fornece percepções que ajudam as organizações a se antecipar, adaptar e agir melhor em um ambiente de negócios em constante mudança.
Recentemente, eles publicaram a relatório “How to Avoid Collaborative Overload” destacando os resultados de um estudo sobre colaboração em empresas de alto desempenho. O relatório mostra quatro práticas que permitem uma maior e melhor colaboração.
No artigo "Conectar e Colaborar: Melhores práticas para obter alto desempenho" eu trouxe a vocês as duas primeiras práticas executadas pelas empresas de alto desempenho que foram listadas no estudo da I4CP:
- FORNECER TEMPO E ESPAÇO DE TRABALHO PROJETADOS PARA COLABORAÇÃO
- GRUPOS FORMADOS COM BASE NA EXPERIÊNCIA
Hoje, neste artigo falaremos sobre as outras duas práticas e mostraremos como a 3DEXPERIENCE desempenha papel fundamental neste processo de colaboração.
PRÁTICA 3 – LIBERDADE PARA MUDANÇAS
É comum notar em empresas de baixo desempenho, que todas as alterações no fluxo de trabalho ou na designação de tarefas precisam passar indiscutivelmente pela supervisão e análise dos encarregados, líderes e gestores.
Entretanto, nas empresas de alto desempenho isso não acontece exatamente assim. O estudo do I4CP revelou que as organizações de alto desempenho permitem que os funcionários façam mudanças na designação de tarefas, sem que estas alterações passem diretamente pela supervisão da cadeia de comando.
Essa ideia de dar aos funcionários a capacidade de transferir o trabalho de um indivíduo para outro pode até parecer estranha à primeira vista. Afinal, logo o que se imagina é que isso irá gerar um grande caos e descontrole.
Porém, dentro dos limites proporcionados pela dinâmica das equipes (objetivos comuns, confiança entre os colegas, funções, conhecimentos, etc.) existem circunstâncias em que a flexibilidade de trabalho pode ser benéfica. Exemplos:
- Ter a capacidade e a autonomia de redirecionar uma tarefa para alguém que temporariamente esteja com uma carga de trabalho mais leve.
- Um problema técnico surge e é atribuído às pressas a alguém. Mas após análise, essa pessoa determina que um colega que está disponível, possui a experiência mais adequada para aplicar a solução naquele caso.
Nestes dois exemplos, é possível enxergar que certos graus de liberdade são benéficos e eficientes para as equipes de modo geral, já que eliminam a perda de tempo com envios e solicitações de permissões formais, que serão revisadas e muito provavelmente serão aceitas. A proatividade e a autonomia predominam e permitem a rápida resolução de problemas.
Aliando esse conceito à uma plataforma de colaboração como a 3DEXPERIENCE, atuaremos com uma fonte única de informações que garantirá total transparência e precisão para todas as partes interessadas e envolvidas. Isso torna-se um grande trunfo para aliviar alguns dos desafios relacionados a esta melhor prática.
Para esta teoria, a Plataforma 3DEXPERIENCE consegue facilitar e legitimar a execução da prática: Na Plataforma, estas “transações de trabalho” podem acontecer instantaneamente, pois todos os colaboradores estão conectados em um espaço digital que também atua como um sistema de registros, ou seja, todas as solicitações, alterações e resultados são documentados e servirão de referência para consulta em eventos futuros.
PRÁTICA 4 – FUNÇÕES QUE IMPULSIONAM A COLABORAÇÃO
As empresas de alto desempenho costumam criar funções/cargos que facilitam e motivam a colaboração entre funcionários. Mas, a pesquisa sobre colaboração também mostrou que 20% a 35% das colaborações de valor, vêm de um pequeno número de pessoas, algo entre 3% a 5% do número total de indivíduos.
É certo que, esses colaboradores de alto valor tornam toda a equipe mais produtiva, pois demonstram disposição para contribuir, motivar, inovar e alcançar resultados. No entanto, esses indivíduos também correm o maior risco de ficarem sobrecarregados com solicitações colaborativas informais, o que pode ser prejudicial para sua própria produtividade e com o tempo, para sua própria saúde.
Neste cenário, é papel dos líderes responsáveis pelo planejamento, organização e execução, monitorar a carga de trabalho de todos os membros da equipe e garantir que ela seja equilibrada. Mas, a natureza informal de algumas solicitações colaborativas dentro de uma equipe, acaba tornando difícil a observação da sobrecarga individual.
Algumas evidências como trabalhar até tarde ou agendas lotadas podem fornecer dicas sobre possíveis problemas, mas isso não é suficiente. Para identificar a sobrecarga individual e colaborativa, as empresas de alto desempenho utilizam pesquisas de engajamento e análises de atividades organizacionais. Dentre essas soluções para cuidar dos seus talentos, destaca-se a atuação da plataforma 3DEXPERIENCE.
A plataforma integra gerenciamento de projeto e colaboração e torna-se fundamental para essas grandes organizações obter fluidez na colaboração da equipe e detectar a sobrecarga colaborativa.
A 3DEXPERIENCE fornece aos membros da equipe a capacidade de interagir em tempo real uns com os outros, mesmo distantes entre si, e aos gestores e interessados, a capacidade de rastrear as interações individuais de seus membros nos contextos de projetos, processos, dados e contribuições colaborativas.
Logo, essa integração leva a uma capitalização contínua e mais eficiente de conhecimento e domínio, pois a execução e as interações fazem parte do mapeamento de cargas e sobrecargas e podem ser facilmente observados e corrigidos para que suas pessoas de valor continuem impulsionando toda a equipe e para que novos talentos seja notados e lapidados.
Nossa conclusão é de que a indústria moderna entende que a colaboração é um componente chave de seu sucesso. Mas, as organizações de alto desempenho vão além, aplicando uma série de práticas que aprimoraram a forma como os funcionários se conectam com outras pessoas em sua rede de valor e trabalham juntos de forma eficaz para atingir objetivos comuns.
Plataformas de tecnologia, como a 3DEXPERIENCE, potencializam essas práticas, com soluções e ferramentas que facilitam a colaboração no contexto dos processos, dados, equipes e aplicativos. Essa abordagem centralizada permite que as organizações conduzam a colaboração de forma holística e ganhem eficiência em todo o processo.
Para escrever esse artigo eu me baseei no texto “Connecting and Collaborating” produzido pelo Diretor de Marketing da Dassault Systèmes, Pierre Leroux e no estudo “How to Avoid Collaborative Overload” produzido pelo Institute for Corporate Productivity.
Se você quer saber um pouco mais sobre como estas e outras de nossas soluções podem ajudar a sua empresa a crescer, ganhar produtividade, inovar e ser competitiva, entre em contato com nossos especialistas para uma conversa. Estamos esperando por vocês!
